Choć w ciągu ostatniego dziesięciolecia spotkania online stawały się coraz bardziej popularne, prawdziwy przełom nastąpił w 2020 roku. Światowa pandemia zamknęła nas na wiele tygodni w domach, a jedną z najczęstszych form porozumiewania się - także w sferze biznesowej - stały się wideokonferencje.
Aby dobrze wypaść w trakcie takiego spotkania, warto pamiętać o kilku aspektach. W końcu dziś za pośrednictwem kamerki internetowej prowadzone są poważne, biznesowe negocjacje, rozmowy rekrutacyjne czy bieżące zebrania w przedsiębiorstwach. Jak dobrze przygotować się do wideokonferencji? W tym artykule znajdziesz 5 rad, które pomogą Ci fantastycznie zaprezentować się podczas spotkania online.
1. Przygotuj odpowiednio sprzęt.
Wyłącz zbędne programy na swoim komputerze, by usprawnić jego pracę i uniknąć wpadki z pojawieniem się na Twoim ekranie niepożądanych komunikatów w trakcie prezentacji. Upewnij się, że słuchawki, mikrofon, kamera czy zestaw głośnomówiący dobrze działają. Kilka minut przed planowaną wideokonferencją wykonaj test wszystkich akcesoriów. Zadbaj również o sprawny dostęp do internetu. Jeżeli nie możesz polegać na Wi-Fi, wybierz przewodowe połączenie. Koniecznie przetrzyj obiektyw kamerki specjalną ściereczką, by pozbyć się z niej zanieczyszczeń i przygotować ją do transmisji.
2. Zadbaj o światło.
Nikogo chyba nie zaskoczy fakt, że najkorzystniej prezentujemy się oświetleni naturalnymi, miękkimi promieniami słońca. Jeżeli tylko masz taką możliwość, przygotuj miejsce przy oknie. W trakcie letnich dni, kiedy promienie bywają bardzo ostre, warto zakryć szybę jasną roletą. W przypadku, gdy wideokonferencja odbywa się po zmroku, najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z profesjonalnych lamp studyjnych. Wystarczą dwa małe softboxy, by uzyskać dobry efekt. Jeżeli natomiast nie posiadasz takiego sprzętu, przygotuj obok siebie lampki z żarówkami o neutralnej barwie, a strumień światła skieruj na ściany lub na sufit.
3. Sprawdź, co - poza Tobą - zobaczą Twoi rozmówcy.
Przed rozpoczęciem wideokonferencji koniecznie włącz kamerkę i sprawdź, jak wygląda kadr, w którym się znajdujesz. Zadbaj o swoje otoczenie - usuń z niego wszelkie przedmioty, które mogłyby rozpraszać uczestników spotkania. Najlepszym tłem z pewnością będzie po prostu jasna ściana. Jeśli nie dysponujesz takim miejscem, przygotuj schludną przestrzeń pasującą do biznesowego charakteru rozmowy. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z opcji, którą oferuje większość programów do wideokonferencji, czyli rozmycie tła lub wgranie własnego obrazu w drugim planie. Nie zawsze jednak będzie to wyglądało profesjonalnie, zwłaszcza gdy dysponujesz przeciętnej jakości kamerą. Przetestuj kilka rozwiązań i wybierz to, które prezentuje się najlepiej.
4. Ubierz się stosowanie do charakteru rozmowy.
Podczas wideokonferencji niemniej ważne niż podczas spotkań na żywo jest to, jak wyglądasz. Dobrze więc zadbać o odpowiednią prezencję. Przygotuj eleganckie ubranie, które pasuje do okazji. Niekoniecznie musi być to garnitur czy garsonka, ale na pewno warto okazać odbiorcom szacunek poprzez wybór stosownej stylizacji.
Przed kamerą dobrze prezentuje się matowy makijaż w neutralnych barwach. Panie mogą postawić na mocniejszy akcent w postaci ciemniejszych ust, jeżeli czują się z tym komfortowo. O lekkim przypudrowaniu mogą pomyśleć także panowie, ponieważ oko kamery skupia uwagę na błyszczącej się cerze.
5. Pamiętaj o mowie ciała.
Podobnie jak w przypadku rozmów twarzą w twarz, podczas wideokonferencji nawet 90% komunikatów może być wyrażane poprzez mowę Twojego ciała i sposób, w jaki się wypowiadasz. By dobrze przygotować się do ważnego spotkania online, poćwicz swoją przemowę, nagrywając się np. kamerą telefonu. Zwróć uwagę na tempo mówienia - zbyt wolne i zbyt szybkie sugeruje niekompetencję i niepewność.
Przyjrzyj się swojej gestykulacji i mimice. Podczas wideokonferencji dobrze jest ograniczyć żywiołowe ruchy dłońmi, ponieważ w ich trakcie możesz wychodzić z kadru. Pamiętaj również o utrzymywaniu kontaktu wzrokowego z odbiorcami. Może być to trudne, zwłaszcza jeżeli prowadzisz prezentację lub spoglądasz na notatki znajdujące się na biurku. Co jakiś czas staraj się przynajmniej przez kilkanaście sekund patrzeć prosto w oko kamery.